Финансовый менеджмент
Меню
Главная

Мировой финансовый кризис

Первая волна мирового финансового кризиса

Корпоративные финансы

Глобальный финансовый кризис, Россия и проект Обама

Менеджмент

Банковский менеджмент
Рекомендуем прочитать
Реформа международной финансовой системы

Мировой финансовый кризис"Судьба Соединенных Штатов тесно взаимосвязана с остальным миром...

Выбор инвестора

Преимущества российских банков в том, что они...

Организация труда

Организация труда в рамках отдельного трудового коллектива - это система мероприятий...

1. Регистрация документов как один из видов документационного обеспечения деятельности организации
Менеджмент / Автоматизация регистрации документов / 1. Регистрация документов как один из видов документационного обеспечения деятельности организации
Страница 2

Документы внутреннего характера, в свою очередь, мо­гут учитываться в журналах учета приказов по организа­ции, протоколов, докладных записок на имя руководства, писем граждан и т.п.

При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков. Так, возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его передачи из подразделения в подразделение. Поиск информации при журнальной фор­ме усложнен, поскольку инициативный документ, напри­мер, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной рабо­ты в архиве.

Использование автоматического дублирования тради­ционных журнальных записей в ПЭВМ (электронные жур­налы) исправляет перечисленные недостатки, но при большом количестве учетных единиц документов более удобной является карточная форма регистра­ции.

Карточная регистрация всех категорий документов осу­ществляется на единой по форме регистрационной карточ­ке.

Количество экземпляров регистрационной карточки на документ определяется числом справочных и контрольных картотек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролировать­ся.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность нахождения документа или группы документов и одновременно сокращает трудо­емкость процесса регистрации по сравнению с журналь­ной формой.

Условием успешной деятельности службы ДОУ (сек­ретаря-референта) в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки, в которой регистрационные карточки рас­положены по определенной системе, что позволяет оперативно установить, в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится искомый документ, а также в каком документе нахо­дится конкретная информация по нужному вопросу.

Карточки группируют в картотеке по признакам, кото­рые полностью зависят от содержания и характера запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.

Контроль за исполнением документов и принятых ре­шений - важная функция управления организацией. Работа по контролю за исполнением документов вклю­чает в себя проверку и регулирование хода исполнения, анализ результатов исполнения контролируемых докумен­тов. Действия по контролю заключаются в обязательном учете определенных категорий документов, в соответствии с разработанным в организации перечнем и по указанию (резолюциям) руководства, в систематическом наблюде­нии за их фактическим исполнением, в принятии мер, спо­собствующих своевременному исполнению.

Под текущим контролем понимают ежедневную под­готовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неис­полнения установленных сроков. Суть предупредительного контроля заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о не­обходимости решения порученного ему вопроса. Если в ходе контроля выясняется невозможность в оставшееся время исполнить поручение, об этом также докладывает­ся руководителю. Текущий и предупредительный контроль помогает при планировании рабочего дня руководителя.

Документы с длительным сроком исполнения (напри­мер, договор) контролируются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регистрационную кар­точку.

Страницы: 1 2 3

Смотрите также

Договор аренды
Это договор преследует отношения по переходу имущества во временное пользование на возмездной основе и является широко распространенным договором. По договору аренды одна сторона (арендодатель) об ...

1.2 Словарь личности
Механизм воздействия слова на человека основан на взаимодействии слова со знанием, обусловленным прошлым опытом человека и закреплённым в его памяти. Знание может быть представлено как существующе ...

Введение
В условиях рыночной экономики управление предпри­ятиями значительно усложняется по сравнению с централизо­ванной командно-административной системой. Это связано как с расширением их прав и ответст ...