Финансовый менеджмент
Меню
Главная

Мировой финансовый кризис

Первая волна мирового финансового кризиса

Корпоративные финансы

Глобальный финансовый кризис, Россия и проект Обама

Менеджмент

Банковский менеджмент
Рекомендуем прочитать
Реформа международной финансовой системы

Мировой финансовый кризис"Судьба Соединенных Штатов тесно взаимосвязана с остальным миром...

Выбор инвестора

Преимущества российских банков в том, что они...

Организация труда

Организация труда в рамках отдельного трудового коллектива - это система мероприятий...

2. Формы автоматизации регистрации документов
Менеджмент / Автоматизация регистрации документов / 2. Формы автоматизации регистрации документов
Страница 1

В последние годы произошло переосмысление роли электронного документооборота. Если раньше он воспринимался преимущественно как средство автоматизации делопроизводства, то теперь его все чаще рассматривают как инструментарий управления знаниями и как средство интеграции бизнес-процессов, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами регистрации документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем такого класса делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому большинство универсальных систем управления имеют функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

Автоматизированные системы регистрации документов делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать.

Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.

Из важнейших характеристик СУЭД наиболее значимыми для пользователя являются следующие:

- программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);

- поддержка распределенной обработки информации;

- возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);

- открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;

- широкий выбор типов документов, с которыми работает система (форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);

- возможность коллективной работы группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;

- возможность работы по «свободной» схеме (без жесткой фиксации маршрутов);

- возможности контроля за прохождением документов;

- наличие системы оповещения должностных лиц;

- возможность настройки системы под нужды конкретного заказчика (например, набор реквизитов регистрационной карточки, объем вносимой в базу информации); наличие русифицированного интерфейса;

- наличие средств регламентации доступа и криптозащиты;

- наличие средств оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;

- ориентированность на отечественную концепцию документооборота.

С точки зрения системы автоматизации регистрации документов, документ, как правило, распадается на тело документа - файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроиз­водства, и регистрационную карточку, содержащую все ре­квизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставать­ся в бумажной форме.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистра­ции документов на современную автоматизированную, с помощью ПЭВМ. При этом большинство программ пост­роено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.

Компьютерная регистрация документов позволяет:

- внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации;

- организовать децентрализованную (на рабочих мес­тах) регистрацию документов непосредственно в структур­ных подразделениях с объединением сведений в докумен­тах в единой базе данных организации:

- организовать на основе базы данных информацион­но-справочную работу;

- организовать эффективный контроль за исполнени­ем документов.

Страницы: 1 2

Смотрите также

11. Агентский договор
По агентскому договору одна сторона (агент) обязуется совершить за вознаграждение определенные действия по поручению другой стороны (принципала) за счет последнего. Отличительной особенностью аге ...

3.2. Поэтапный анализ подготовки и проведения празднования 5-ЛЕТИЯ ЗАО ЛОТТА-ОЛТ
Праздник – продукт эксклюзивный. Его нельзя повторить дважды, нельзя отрепетировать и совсем нельзя предугадать, что может случиться во время его проведения. Так, если в театре каждую пьесу актеры ...

Атака на российскую финансовую систему
В последние недели разные "эксперты" много кричат, что  российская реакция на грузинскую аферу спровоцировала обвал  российского фондового рынка и отток капиталов из страны. На самом  деле ...